Forsvarsbygg

Utmaningar

Det manuella nyckelhanteringssystemet ledde till onödig tid som ägnades åt nyckellogistik, med en genomsnittlig tid på cirka 17 minuter per bokning. Detta inkluderade administrativa uppgifter, logistik och ersättning av förlorade nycklar. Forsvarsbygg ville minska denna tid samtidigt som de ville förbättra säkerheten kring nyckelförlust.

Mål för systemet

• Automatisera gäståtkomst baserat på bokningsinformation.
• Säkerställa kompatibilitet och sömlös integration mellan befintliga system.
• En gemensam lösning för alla platser.
• Effektiv administration för bostadsförvaltare.
• Effektiv överblick och aviseringar för driftspersonal.
• Erbjuda en säker och användarvänlig lösning för både korta och långa vistelser.
• Implementera fjärrstyrning av låssystemet med flexibla upplåsningsmetoder.
• Minska kostnader kopplade till nyckelhantering.
• Frigöra resurser som används för nyckelhantering för förbättrad hyresgäst- och byggnadsförvaltning.

Lösning

Forsvarsbygg valde att implementera ett digitalt nyckelhanteringssystem inklusive programvara från Invite Guest Technology AS och digitala lås samt projektledning levererad av Intin AS, liksom installation utförd av Låssenteret AS. Denna lösning automatiserade tillgången för hyresgäster på både kort- och långtidsavtal och minskade avsevärt behovet av personal på plats. Integreringen av Invite som ett flotthanteringsverktyg säkerställde kompatibilitet med boknings- och låssystem och effektiviserade verksamheten.

Viktiga komponenter i lösningen inkluderade

• Digitalt nyckelsystem som ersatte fysiska nycklar för personal och gäster.
• Invite som ett flotthanteringsverktyg integrerat med boknings- och låssystem.
• Mobilapp för städ- och underhållspersonal för enkel administration.
• Valfri åtkomstmetod på platsnivå. Övergång från PIN till APP på vissa platser våren 2024.

Resultat

Genom att implementera det digitala nyckelhanteringssystemet uppnådde Forsvarsbygg utmärkta resultat:

• Automatiserad åtkomstkontroll minskade behovet av manuella processer och möjliggjorde öppettider dygnet runt jämfört med tidigare begränsade öppettider.
• Förbättrad säkerhet med app-baserad eller PIN-baserad dörrlåsning, vilket eliminerade risken för nyckelförlust.
• Betydande tidsbesparingar inom nyckelhantering, åtkomststyrning och allmän driftseffektivitet.
• Förbättrad hyresgästnöjdhet genom användarvänlig digital åtkomst.
• Kostnadsreduktion inom nyckelhantering och bemanningsbehov, vilket bidrar till övergripande budgetoptimering.

Avslutningsvis

Forsvarsbyggs övergång till ett helt automatiserat digitalt nyckelhanteringssystem har revolutionerat deras bostadsförvaltningsverksamhet. Genom att utnyttja innovativ teknik och sömlös integration har de effektivt hanterat viktiga utmaningar samtidigt som de förbättrat säkerhet, effektivitet och hyresgästnöjdhet.

”Vi har fått en säkrare lösning genom att dörrarna låses upp med hjälp av app eller PIN. Risken för att nycklar kommer på avvägar är borta. Inte minst lägger vi betydligt mindre tid på nyckelhantering, åtkomststyrning och administration än tidigare. Vi har nu en smidig och strömlinjeformad process som säkerställer hög effektivitet och kvalitet i våra leveranser.” – Cecilie Jentoft, Chef för bostad och kvarter, Forsvarsbygg