Pendlerboliger
Forsvarsbygg
Forsvarsbygg, ansvarlig for rundt 6000 hybler for militært personell, ønsket å erstatte sitt manuelle nøkkeladministrasjonssystem. Med hyblene spredt i over 400 bygninger på 40 lokasjoner landet rundt, trengte de en sentralisert løsning som også kunne håndtere lokale behov. Målet var å forenkle drift og administrasjon gjennom standardisering, samtidig som de måtte gi tredjepersonell effektiv tilgang for vedlikehold. Det manuelle systemet krevde betydelig administrativ tid og økt risiko for nøkkel tap eller tyveri. Derfor besluttet Forsvarsbygg å gå over til et fullt automatisert digitalt nøkkeladministrasjonssystem.
«Løsningen er langt mer brukervennlig fordi leietakere nå er selvbetjente, og behovet for bemanning på lokasjoner er redusert.»
– Cecilie Jentoft, Leder bolig og kvarter, Forsvarsbygg
Utfordringer
Det manuelle nøkkeladministrasjonssystemet førte til unødig tid brukt på nøkkellogistikk, med en gjennomsnittlig tid på rundt 17 minutter per bestilling. Dette omfattet administrative oppgaver, logistikk og utskifting av tapte nøkler. Forsvarsbygg ønsket å redusere denne tiden samtidig som de ønsket å forbedre sikkerheten knyttet til tap av nøkler.
Mål for systemet
- Automatisere gjestetilgang basert på bestillingsinformasjon.
- Sikre kompatibilitet og sømløs integrasjon mellom eksisterende systemer.
- En felles løsning for alle lokasjoner.
- Effektiv administrasjon for boligforvaltere
- Effektiv oversikt og varsling for driftspersonell
- Tilby en sikker og brukervennlig løsning for både korte og lange opphold.
- Implementere fjernkontroll av låsesystemet med fleksible opplåsningsmetoder.
- Redusere kostnader knyttet til nøkkeladministrasjon.
- Frigjøre ressurser brukt på nøkkeladministrasjon for bedre leietaker- og bygningsstyring.
Løsning
Forsvarsbygg valgte å iverksette et digitalt nøkkeladministrasjonssystem inkludert programvare fra Invite Guest Technology AS og digitale låser og prosjektledelse levert av Intin AS, samt montering i regi av Låssenteret AS. Denne løsningen automatiserte tilgangen for leietakere både på korte og lange leieavtaler, og reduserte behovet for bemanning på stedet betydelig. Integreringen av Invite som et flåtestyringsverktøy sikret kompatibilitet med bestillings- og låsesystemer, og strømlinjeformet operasjonene.
Viktige komponenter i løsningen inkluderte
- Digitalt nøkkelsystem som erstattet fysiske nøkler for ansatte og gjester.
- Invite som et flåtestyringsverktøy som integrert med bestillings- og låsesystemer.
- Mobilapp for renholds- og vedlikeholdspersonell, for enkel administrasjon.
- Valgfri adgangsmetode på lokasjonsnivå. Overgang fra PIN til APP på enkelte lokasjoner våren 2024.
Resultater
Ved å implementere det digitale nøkkeladministrasjonssystemet oppnådde Forsvarsbygg svært gode resultater:
- Automatisert tilgangskontroll reduserte behovet for manuelle prosesser og muliggjorde 24/7 åpningstider sammenlignet med tidligere begrensede åpningstider.
- Forbedret sikkerhet med app-basert eller PIN-basert dørlåsing, eliminerte risikoen for nøkkeltap.
- Betydelige tidsbesparelser i nøkkeladministrasjon, tilgangsstyring og generell driftseffektivitet.
- Forbedret leietaker tilfredshet gjennom brukervennlig digital tilgang.
- Kostnadsreduksjon i nøkkeladministrasjon og bemanningsbehov, som bidrar til generell budsjettoptimalisering.
Konklusjon
Forsvarsbyggs overgang til et fullt automatisert digitalt nøkkeladministrasjonssystem har revolusjonert deres boligadministrasjonsoperasjoner. Ved å utnytte innovativ teknologi og
sømløs integrasjon har de effektivt adressert viktige utfordringer samtidig som de forbedret sikkerhet, effektivitet og leietaker tilfredshet.
«Vi har fått en sikrere løsning gjennom at dørene låses opp ved bruk av app/pin. Faren for at nøkler kommer på avveie er borte. Ikke minst bruker vi langt mindre tid på nøkkelhåndtering, tilgangsstyring og administrasjon enn tidligere. Vi har i dag en smidig og strømlinjeformet prosess som sikrer høy effektivitet og kvalitet på leveransene.»
– Cecilie Jentoft, Leder bolig og kvarter, Forsvarsbygg
Kom i gang med smartere utleie
Vi i Invite setter stor pris på tilliten Forsvarsbygg har vist oss, og ser frem til et fortsatt vellykket samarbeid. Dette prosjektet er et utmerket eksempel på hvordan flere aktører – inkludert Forsvarsbygg, Intin, Invite Guest Technology og Låssenteret – kan samarbeide for å oppnå imponerende resultater.
